Objet du guide
- Le présent guide a pour objet d’aider les membres de l’APASE à exposer leurs problèmes reliés à leur emploi à un conseiller en relations de travail (CRT) et il vise à établir une norme pour la façon dont leurs préoccupations sont traitées.
- Les services de l’APASE sont offerts à tous les membres du groupe FS de la fonction publique fédérale du Canada, qu’ils occupent un poste d’attache ou intérimaire, y compris ceux en congé. Nous ne pouvons pas fournir de services aux membres du groupe EX, aux personnes non représentées ou représentées par un autre agent négociateur, ni aux conjoints ou aux membres de la famille.
- La représentation peut parfois se révéler complexe. Tout membre a le droit d’obtenir de l’aide pour les problèmes reliés à son emploi; d’être traité avec respect et intégrité; de faire examiner son problème par notre équipe de CRT aguerris et qualifiés; d’être rassuré qu’aucune intervention ne sera faite sans son consentement; et de s’attendre à la confidentialité, à moins qu’il n’en soit convenu autrement.
- Bien que tout membre ait le droit de se faire conseiller au sujet de ses problèmes en milieu de travail, des services de représentation ne lui seront fournis que dans les cas appropriés. Par conséquent, il importe de comprendre le rôle du CRT et les limites que le cadre législatif impose.
- Le guide renferme uniquement des renseignements d’ordre général et il doit être lu de concert avec le Protocole de représentation de l’APASE. Il vise à vous aider à comprendre comment gérer du mieux possible les problèmes reliés à votre travail et les mesures que vous devez prendre avant de demander à l’APASE de l’aide ou du soutien concernant les possibilités de recours.
Le rôle du conseiller en relations de travail
- L’équipe de CRT de l’APASE joue toute une gamme de rôles, selon la nature des demandes et des objectifs de ses membres. En deux mots, le rôle du CRT consiste à fournir de l’information, des conseils, de l’aide ou des services de représentation au membre pour toutes les questions reliées aux relations de travail, aux conditions d’emploi et à d’autres sujets connexes dans la fonction publique fédérale.
- Le CRT a pour responsabilités principales de fournir aux membres des conseils techniques et stratégiques, des recommandations, de l’orientation, du soutien et des services de représentation concernant des problèmes en milieu de travail, notamment les recours informels, les griefs, les appels, les plaintes, la médiation et l’arbitrage devant l’employeur, des conseils d’arbitrage tierces parties et des tribunaux administratifs (par ex., la CRTESPF, le TDFP et la CCDP). Pour ce faire, le CRT doit procéder à une évaluation des circonstances avant d’établir s’il y a lieu que l’APASE intervienne.
- Si, de par sa nature, la demande du membre tombe hors du champ de compétence ou de l’étendue des pouvoirs du CRT, celui-ci ne sera peut-être pas en mesure de fournir de l’aide ou du soutien ou une autre forme d’assistance. En outre, le membre doit en premier lieu saisir son gestionnaire immédiat des questions concernant ses droits ou ses prérogatives. Nous encourageons les membres à obtenir une décision des autorités compétentes avant de se tourner vers l’APASE.
Quand se tourner vers l’APASE
- Les problèmes reliés à l’emploi touchent tous les aspects juridiques et pratiques de la relation employeur-employé, notamment les conditions d’emploi régies par la convention collective, les lois pertinentes, les normes d’emploi et diverses politiques ou directives établies par l’employeur. L’équilibre entre les droits de l’employé et la discrétion de la direction peut s’avérer délicat. La direction a le pouvoir de prendre les décisions en fonction des besoins opérationnels de l’organisation. Par conséquent, il est crucial que le membre discute d’abord de ses préoccupations avec la direction avant de se tourner vers l’APASE pour obtenir de l’aide. L’expérience nous révèle que bon nombre de problèmes peuvent facilement être réglés lorsque l’employé communique directement avec son gestionnaire ou d’autres symboles d’autorité au sein de son ministère. Il est donc essentiel que vous discutiez d’abord de vos préoccupations avec la direction avant de contacter l’APSE pour obtenir de l’aide.
- Si, après avoir communiqué directement avec votre gestionnaire, vous estimez que vos préoccupations n’ont pas été réglées adéquatement, ou que vous êtes insatisfait du résultat, vous pouvez alors vous tourner vers l’équipe de CRT de l’APASE pour obtenir du soutien, de l’orientation ou des services de représentation.
Étapes préparatoires avant de communiquer avec l’APASE
Les étapes qui suivent vous permettront de faire en sorte que votre interaction avec l’équipe de CRT de l’APASE soit productive, ciblée et efficace.
- Documentez le problème.
Rassemblez tous les renseignements et preuves pertinents à votre problème, y compris les courriels, les notes ou toute autre pièce à l’appui. - Examinez la convention collective.
Comprenez bien les conditions particulières de votre emploi, tel qu’il est établi dans la convention collective, y compris les Directives sur le service extérieur du CNM dans le cas où votre problème concerne une DSE. Veuillez consulter les ressources sur notre site Web pour obtenir des informations relatives aux problèmes courants. - Tentez de régler le problème.
Si possible, tentez de régler informellement le problème avec votre superviseur ou votre service des RH. Il peut arriver qu’une conversation directe puisse permettre de régler le problème sans intervention formelle. - Obtenez une décision écrite formelle de la direction.
Dans certains cas, il faut obtenir une décision formelle de la direction avant que l’APASE puisse intervenir. Cela s’impose en particulier dans le cas de différends portant sur l’interprétation de la convention collective. En outre, comme ces types de cas sont sensibles au facteur temps, il est important de communiquer avec l’APASE dès que la direction a rendu sa décision. - Préparez votre exposé.
Exposez clairement vos préoccupations et ce que vous espérez comme résultat en communiquant avec notre équipe de CRT. Rédigez un résumé des circonstances et dressez une liste des détails importants concernant votre cas. Cela aidera le CRT à comprendre votre situation et à évaluer le bien-fondé de votre cas.
S’il y a une raison pour laquelle vous ne pouvez pas prendre ces mesures, par exemple une forte crainte de représailles, vous pouvez contacter notre bureau pour obtenir des conseils sur la façon de procéder.
Comment communiquer avec l’APASE
- Veuillez vous assurer de communiquer par écrit avec le secrétariat de l’APASE afin que votre correspondance puisse être contrôlée et suivie.
- Lorsque vous communiquez avec nous pour un nouveau problème, vous pouvez soit envoyer un courriel à notre boîte de réception générale à info@pafso-apase.com, soit utiliser le formulaire « Prenez contact avec nous » sur notre site web. Notre équipe assignera votre problème au CRT le plus compétent. Un premier contact direct avec un CRT pourrait entraîner des retards dans le temps de réponse.
- Une fois votre premier contact dûment approuvé, on vous mettra directement en contact avec le CRT chargé de votre cas.
Que se passera-t-il lorsque vous enverrez un courriel à l’APASE ?
Votre courriel ou votre formulaire initial passera tout d’abord par un processus de tri interne. Le processus de tri comporte les cinq étapes suivantes :
- Accusé de réception.
Notre bureau vous contactera dans les deux jours ouvrables pour confirmer la bonne réception de votre message. - Confirmation de votre statut de membre.
Une vérification initiale dans notre base de données nous permettra d’établir votre statut de membre. Si vous n’êtes pas membre de l’unité de négociation FS (par ex., si vous êtes un ancien membre, ou occupez un poste par intérim dans un autre groupe professionnel), nous vous dirigerons vers l’agent négociateur ou les autorités ministérielles pertinents à votre statut tel que l’AFPC, l’IPFPC, le SEN, ou APEX. - Documentation.
Nous documenterons votre problème. Cela comprend vos coordonnées, les détails du problème que vous avez exposé, ainsi que les pièces à l’appui que vous avez fournies. - Tri et catégorisation.
Votre problème sera ensuite trié et catégorisé en fonction de son urgence et de sa complexité. Il sera catégorisé selon sa nature, par ex., grief, différend de travail, infractions à la convention collective ou à une politique, etc. - Assignation.
Le problème sera ensuite assigné à l’un de nos CRT en fonction de son expertise en la matière, de sa disponibilité et de sa charge de travail courante. - Confirmation.
Enfin, nous accuserons réception de votre courriel initial et nous vous confirmerons le nom du CRT chargé de votre cas dans les deux jours ouvrables.
Que se passera-t-il lorsque le CRT chargé de votre cas recevra votre courriel ?
Voici les étapes du processus structuré qui sera enclenché lorsque le CRT de l’APASE se verra confier votre problème.
- Examen du problème.
Le CRT examinera votre problème avec soin. À cette étape, il recueillera tous les détails pertinents et le contexte de votre cas. À ce moment-là, il pourrait communiquer avec vous pour vous demander des renseignements supplémentaires ou des détails particuliers, le cas échéant. - Évaluation.
Le CRT évaluera le problème afin d’en établir la nature et la complexité. À ce moment-là, il prendra une décision concernant le bien-fondé de votre cas et/ou s’il existe une possible violation des droits du membre. - Conseils et orientation.
Le CRT vous prodiguera des conseils ou de l’orientation initiaux sur la manière de procéder. Il pourrait s’agir de vous expliquer vos droits, les options qui s’offrent à vous, les résultats possibles et les étapes à suivre pour régler votre problème. - Enquête.
Le cas échéant, le CRT lancera une enquête afin de recueillir des renseignements supplémentaires. À cette étape, il pourrait parler avec la direction ou d’autres employés, examiner des documents et consulter d’autres CRT. - Règlement informel.
Là où c’est possible, le CRT proposera de régler le problème avec la direction par voie informelle. - Règlement formel.
Si un règlement informel n’est pas possible, ou si la tentative de régler le problème par voie informelle échoue, le CRT proposera des options de recours formel. À cette étape, le CRTC vous expliquera les types de services de représentation ou de soutien qu’il peut vous offrir. - Représentation.
Le CRT ira de l’avant et présentera un grief pour votre compte. Si l’option de recours recommandée déborde le cadre de la Loi sur les relations de travail et l’emploi dans le secteur public fédéral, le CRT vous offrira d’autres services de soutien. À partir de ce moment-là, le CRT exercera les fonctions prévues dans le cadre du processus de règlement interne des différends ou toute autre procédure pertinente.
Que se passera-t-il si le CRT chargé de votre cas est incapable de vous aider ou de vous assister ?
Informer le membre que des services de représentation ne lui seront pas offerts ou ne se poursuiveront pas se veut un processus délicat qui exige une communication claire de même que le respect de normes juridiques et d’éthique. Voici les étapes qui s’imposent habituellement :
- Examen approfondi du cas.
Conformément au devoir de juste représentation de l’APASE, la décision que l’APASE est incapable d’aider ou de continuer d’aider le membre à régler son problème repose sur un examen approfondi du cas par rapport aux ressources et aux mécanismes de recours disponibles. - Documentation de la décision.
L’ensemble du processus décisionnel est documenté en détail, notamment toutes les communications pertinentes, ainsi que les motifs pour lesquels l’APASE est incapable d’offrir des services de représentation au membre. - Notification formelle.
Si, après examen de votre problème, le CRT juge qu’il n’est pas dans votre intérêt, ni dans l’intérêt général des membres, de donner suite à l’affaire, vous serez formellement informé par écrit des motifs de la décision, par voie de lettre ou d’avis. On vous remettra alors un exemplaire de notre Protocole de représentation et on vous avisera que vous avez l’option de vous représenter vous-même, le cas échéant. - Communications claires et respectueuses.
Le membre doit être notifié de manière claire, respectueuse et opportune. Le CRT doit veiller à ce que le membre comprenne les motifs de la décision et soi informé de ses droits d’en appeler ou d’obtenir autrement de l’aide. - Offrir de l’orientation sur les étapes suivantes.
Le CRT fournira au membre de l’information sur les autres recours qui s’offrent à lui, par ex., présenter leur propre plainte devant la commission des relations de travail ou obtenir un avis juridique privé. - Suivi
Le CRT restera disponible pour répondre à toutes les questions que le membre pourrait avoir et pour offrir du soutien, le cas échéant, durant la transition à un autre recours.
Conclusion
Le présent guide vise à aider les membres à exposer leurs problèmes au Secrétariat de l’APASE avec efficacité et confiance. Nous avons pour objectif de faire en sorte que tous les membres comprennent le processus en cause et de garantir une démarche plus uniforme et équitable pour ce qui est du traitement de leur correspondance. En suivant les étapes ci-dessus, nous espérons réduire toute confusion, accroître la transparence et rationaliser nos processus. Nous espérons ainsi accélérer et rendre plus efficace le traitement de vos problèmes, tant pour vous que pour notre équipe.
Si vous avez des questions au sujet de ce guide ou de son application, n’hésitez pas à écrire au conseiller principal en relations de travail de l’APASE, Bertrand Myre, à l’adresse de courriel suivante : bertrand.myre@pafso-apase.com.