Introduction
L’Association professionnelle des agents du Service extérieur (l’APASE) a été constituée en 1967 afin de représenter la communauté du service extérieur (FS) du Canada dans ses négociations collectives avec le gouvernement du Canada et de promouvoir le service extérieur professionnel au Canada.
Depuis 51 ans, la structure, les buts et le fonctionnement de l’APASE sont restés inchangés dans une large mesure. L’organisation est régie par un conseil d’administration (son Comité exécutif) composé de bénévoles, exerçant le pouvoir de gouvernance qui lui est conféré par l’assemblée générale annuelle des membres de l’APASE. Le soutien de l’APASE est assuré par une petite équipe de huit employés professionnels sous la direction d’un directeur exécutif, qui rend compte au Comité exécutif par l’intermédiaire de la présidente.
Nécessité d’un processus d’examen de planification stratégiques
En 2018, en réaction au point de vue d’un nombre croissant de membres selon lequel l’établissement d’un poste de président ou de présidente rémunéré(e) à temps plein pourrait se révéler avantageux pour l’APASE, l’organisation a entrepris d’analyser l’idée. Au cours des travaux de recherche menés par McConnell Human Resources Consulting, il est ressorti que l’organisation n’a jamais fait l’objet d’un examen stratégique et n’était doté ni d’un plan stratégique ni d’un plan à moyen terme. En juin 2018, le Comité exécutif a, par voie de vote, chargé la présidente actuelle de diriger un processus d’examen et de planification stratégiques à compter de janvier 2019, dont le point culminant sera la présentation d’un plan à l’assemblée générale annuelle en octobre 2020.
Les facteurs exposant la nécessité d’un processus d’examen et de planification stratégiques sont notamment :
- une prise de conscience croissante, chez les membres du Comité exécutif, de la nécessité de bien remplir leurs obligations fiduciaires et donner l’orientation stratégique au personnel de l’APASE, y compris au directeur exécutif;
- le récent ajout de la filière Gestion/affaires consulaires au groupe FS et l’ajout imminent de la filière Aide internationale, qui amènent des cultures et des préoccupations différentes à la table;
- le nombre et la complexité croissants des dossiers influant sur les membres FS, notamment (mais sans pour autant s’y limiter) le processus de négociation collective; les négociations relatives aux DSE; les affectations nationales et internationales; les promotions FS et leur relation avec l’Approche axée sur les compétences (AAC) d’AMC en voie d’être implantée; les modifications aux programmes de formation et de perfectionnement des FS dans toutes les filières (PPSE/PFSE, PFGAC, etc.); les enjeux en matière de santé et de sécurité au travail (SST), y compris les initiatives liées à la santé et au bien-être psychologiques; les problèmes constants du système de paye Phénix; et les enjeux en matière d’emploi et de soutien des conjoints;
- la complaisance des membres et la difficulté d’attirer et de conserver des ressources bénévoles;
- la nécessité de gérer judicieusement et stratégiquement les ressources financières et humaines;
- la nécessité de gérer plus proactivement les rapports de l’APASE avec la direction d’AMC, d’IRCC et du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et, dans une moindre mesure, avec les autres ministères du gouvernement du Canada;
- la nécessité de s’engager plus activement avec les dirigeants des autres syndicats de fonctionnaires fédéraux;
- le vœu des membres d’améliorer les communications et les campagnes de défense des intérêts;
- l’importance croissante des médias sociaux et l’attente d’un engagement auprès des membres et du public;
- la retraite éventuelle de plusieurs employés de bureau de longue date de l’APASE; et
- la nécessité de protéger le service extérieur du Canada comme profession respectée et essentielle au cours des années et des décennies à venir.
Méthodologie
La gestion du processus d’examen stratégique et de planification incombera à un comité du Comité exécutif, sous la présidence de la présidente de l’APASE. Toutefois, l’APASE a besoin d’aide pour élaborer un cadre d’exécution de l’exercice. Il s’agirait notamment de conseils sur la structure de l’examen et les types d’activités et d’analyses à mener, les pratiques exemplaires dans l’exécution de ce type d’exercices et de recommandations concernant la mise en œuvre et l’échéancier. Le contrat prévoira aussi l’organisation et la direction d’une séance initiale de planification à l’intention du Comité exécutif et de membres clés du personnel ainsi que l’élaboration d’un chemin critique pour l’achèvement de l’examen stratégique et la préparation d’un plan stratégique.
Livrables
Le rapport commandé inclura les conseils sur la structure de l’examen, les recommandations d’activités et d’analyses et le chemin critique.
Un rapport confidentiel sera rédigé et présenté au Comité exécutif de l’APASE pour fins d’étude. Les recommandations seront aussi formulées de vive voix au Comité exécutif au plus tard dans les sept (7) jours suivants, au lieu et à l’heure convenus d’un commun accord, et il faudra prévoir une période de questions et de discussion.
Échéancier
Le processus d’examen stratégique et de planification est sous réserve d’approbation à l’assemblée générale annuelle d’octobre 2018 et de ratification par le nouveau Comité exécutif qui sera constitué après cette assemblée. Nous prévoyons d’aviser le fournisseur de services retenu à la fin d’octobre et le début des travaux pour janvier 2019. À moins que les parties n’en conviennent autrement, au moment de la signature conjointe du mandat relatif au rapport, ledit rapport écrit sera livré au plus tard quatre-vingt-dix (90) jours après la signature d’un contrat entre l’APASE et le fournisseur de services retenu.
Indemnisation et modalités
Les soumissions suite à la présente demande de propositions doivent parvenir à l’APASE au plus tard à 16 h 00 (HAE) le vendredi 19 octobre 2018. Avant de soumettre une proposition, il est possible d’obtenir des renseignements supplémentaires en communiquant avec Pamela Isfeld, présidente, à pamela.isfeld@pafso.com ou par téléphone à 613-241-1391. La plus basse soumission ou toute autre soumission ne sera pas nécessairement acceptée. L’APASE se réserve le droit d’octroyer toute portion de la soumission. Les soumissions doivent parvenir à l’adresse suivante : APASE, 47 rue Clarence, Bureau 412, Ottawa (Ontario) K1N 9K1, ou par courriel à info@pafso-apase.com. Le montant final du contrat sera payable en totalité sur livraison réussie du rapport final et sa présentation au Comité exécutif de l’APASE. L’APASE ne versera aucune indemnité pour la préparation d’une soumission.
Veuillez noter que ni les membres de l’APASE ni les conjoints ou les membres de la famille des membres du Comité exécutif actuel ne sont admissibles à ce contrat.