DEMANDE DE PROPOSITIONS // Analyse des programmes de communications et de défense des intérêts de l’APASE

DEMANDE DE PROPOSITIONS
Analyse des programmes de communications et de défense des intérêts de l’APASE
Date de lancement : avril 2022

 

1.0 Introduction

L’Association professionnelle des agents du Service extérieur (l’APASE) a été constituée en 1967 afin de représenter la communauté du service extérieur (FS) dans ses négociations collectives avec le gouvernement du Canada et de fournir des occasions de perfectionnement professionnel à ses membres.

À l’heure actuelle, l’APASE représente environ 2000 membres du groupe professionnel Service extérieur (FS) au sein de l’administration publique centrale de la fonction publique. La grande majorité de ses membres travaillent pour le compte de l’un de deux ministères : Affaires mondiales Canada (AMC) et Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC). En tout temps, près de la moitié de ses membres sont affectés dans des missions diplomatiques partout dans le monde, l’autre moitié résidant dans la région de la capitale nationale (RCN).

L’APASE a pour mission de défendre les intérêts de ses membres (1) en agissant à titre d’agent négociateur pour leur compte; (2) en protégeant le statut et les normes de leur profession; (3) en assurant et promouvant le fonctionnement efficace du service extérieur du Canada; et (4) en formulant et exprimant le point de vue collectif des membres au sujet de questions qui les touchent. Elle poursuit sa mission d’une manière qui respecte les valeurs canadiennes suivantes : égalité, diversité, justice, professionnalisme, respect, transparence et saine gouvernance. L’APASE s’est donné pour vision d’être une organisation bien régie, de confiance, efficace et moderne, qui entretient des rapports étroits avec ses membres, ses permanents et les parties prenantes. Grâce à des négociations collectives, à des services de relations de travail et à des activités de défense des intérêts, de rayonnement externe et d’engagement efficaces, elle promeut et renforce le service extérieur professionnel du Canada et lutte contre toute menace de son érosion.

2.0 État de la question

2.1 Communications
Les communications de l’APASE ciblent deux auditoires primaires. L’un d’eux est un auditoire interne, ses membres. L’autre est externe, composé des médias, du milieu universitaire et du grand public. Toutes les activités de communications sont régies par le Comité des communications. Le comité est présidé par le directeur des communications, membre bénévole du Comité exécutif. Siègent également au comité des membres de l’APASE bénévoles, la directrice générale de l’APASE et un agent des communications employé à temps plein.

Les communications de l’APASE se font par diverses voies, notamment des listes d’envoi, un site web public, un portail en ligne réservé aux membres, un magazine, un compte Twitter, une page Facebook d’entreprise et d’autres réseaux de médias sociaux informels, comme le groupe Facebook privé géré par des pairs.

Les objectifs des activités de communications de l’APASE sont les suivants. À l’externe, l’Association vise à atteindre un stade où le service extérieur soit tenu en haute estime par le grand public, obtienne des politiciens le respect qu’il mérite et soit traité équitablement par l’employeur. À l’interne, l’objectif consiste à rendre les membres plus unis, actifs et engagés. Ces objectifs comportent divers jalons, notamment la participation accrue des membres dans les affaires de l’Association, un taux de participation accru à l’assemblée générale annuelle, des indicateurs améliorés de fréquentation des médias sociaux, une visibilité accrue dans les médias et une meilleure perception du service extérieur professionnel chez le grand public.

2.2 Défense des intérêts
La défense des intérêts pour le compte de l’APASE cible principalement les décideurs, les gestionnaires, les médias et les députés. À l’heure actuelle, les efforts de défense des intérêts de l’APASE font partie des fonctions de la présidente à temps plein de l’Association.

Par l’intermédiaire d’une porte-parole officielle auprès du gouvernement, des médias et du grand public, les efforts de défense des intérêts de l’APASE visent à rehausser le statut d’un service extérieur professionnel. En collaboration avec l’employeur, ses homologues à l’échelle nationale et internationale et les décideurs clés de l’État, l’APASE vise à protéger le statut de la profession et à lutter contre son érosion.

La réussite sera mesurée par une plus grande couverture positive dans les médias, de meilleures relations avec l’employeur et des politiques gouvernementales qui soutiennent la mission de l’Association.

3.0 Énoncé de mandat

Par la présente demande de propositions, l’APASE recherche une entreprise qui sera chargée d’entreprendre un examen exhaustif de ses outils et programmes courants de défense des intérêts et de communications. Le but est triple : cerner les lacunes et les insuffisances dans les pratiques courantes; comparer les stratégies courantes de l’Association et celles d’autres syndicats et associations professionnelles du secteur public similaires; et recommander les pratiques exemplaires de l’industrie auxquelles l’APASE devrait consacrer ses ressources limitées afin d’en maximiser l’impact.

L’entreprise retenue doit posséder de l’expérience en évaluation et en élaboration de stratégies de communications publiques et de défense des intérêts, de préférence pour des syndicats et associations professionnelles du secteur public similaires à l’APASE.

4.0 Portée des services

Les services requis de l’entreprise retenue doivent inclure, mais sans pour autant s’y limiter :

  • un audit détaillé des outils et programmes courants de l’APASE;
  • un examen de l’efficacité relative de ces outils et programmes pour ce qui est d’atteindre les objectifs de l’APASE;
  • un recensement des outils et programmes que des syndicats et associations similaires utilisent;
  • une proposition détaillée de stratégies, accompagnée de toutes ressources additionnelles nécessaires, qui permettront mieux à l’APASE d’atteindre ses objectifs à long terme; et
  • un rapport écrit complet exposant les résultats de l’analyse menée et une liste de recommandations bien chiffrées.

5.0 Processus de sélection

Toutes les propositions soumises suite à la présente DPP seront examinées et analysées en fonction de leur exhaustivité et de l’expertise des entreprises dans l’exécution de la portée des services demandés.

Les critères suivants serviront à l’évaluation des propositions :

5.1       Capacité de l’organisation

  • La capacité globale de l’entreprise à atteindre les objectifs du projet.
  • L’expérience dans le déploiement de programmes d’envergure et de portée similaires.
  • L’expérience et la renommée de l’entreprise pour ce qui est de l’achèvement de projets similaires dans les délais et sans dépassement du budget.
  • L’expertise dans la livraison de stratégies novatrices et efficaces pour maximiser l’efficacité et l’impact des programmes de communications et de défense des intérêts.
  • L’excellente réputation sur le plan de la collaboration avec des organisations de la région de la capitale nationale.

5.2       Réceptivité à la portée des services

  • Réceptivité et compréhension manifeste de la proposition quant à la portée des services.
  • Solide démarche de gestion de programmes et d’atteinte de tous les buts et objectifs des programmes.
  • Stratégie bien définie pour ce qui est d’entreprendre des activités reposant sur les leçons tirées de programmes similaires et de bâtir sur la base de connaissances existante.

5.3       Structure de gestion et échéancier proposés pour l’achèvement

  • Efficience administrative et opérationnelle, exigeant peu de surveillance et d’administration de la part de l’APASE.
  • Composition d’une structure d’équipe fonctionnelle (y compris des sous-traitants) garantissant la prestation intégrale des services dans les délais impartis.
  • Échéancier de haut niveau pour l’achèvement du projet.
  • Preuve que l’entreprise retenue possède le personnel adéquat en place pour respecter les délais.

5.4       Qualifications du personnel affecté au projet (y compris les sous-traitants)

  • Preuve que l’entreprise a composé une équipe possédant une expertise supérieure pour ce qui est des composants applicables décrits dans la portée des services.

5.5       Coût de la proposition

  • Le budget proposé témoigne d’une démarche efficiente à l’égard de chacun des éléments de la portée des services et chacune des tâches requises et contient une ventilation des composantes des coûts.

5.6       Réputation de l’entreprise fondée sur les références

  • L’APASE examinera toutes les soumissions opportunes suite à la présente DPP et elle pourra tenir des entrevues avec certains proposants qui, à son avis, peuvent le mieux satisfaire aux exigences susmentionnées. L’équipe chargée de l’examen pourrait demander aux proposants dont les soumissions auront été jugées les plus recevables de répondre à des questions.
  • À la signature du contrat, l’entreprise retenue devra présenter un plan de projet incluant un échéancier pour la soumission finale des livrables, y compris des jalons importants tout au cours de la période d’exécution du projet.

6.0 Livrables

Le Comité exécutif de l’APASE s’attend à un rapport écrit exhaustif et à une présentation des conclusions et recommandations à la fin du projet.

Ce rapport inclura, mais sans pour autant s’y limiter, ce qui suit :

  • un sommaire;
  • les résultats exhaustifs des évaluations; et
  • les étapes subséquentes recommandées (avec justification et échéancier de mise en œuvre).

Ce rapport sera présenté aux membres du Comité exécutif pour fins d’examen au plus tard sept (7) jours avant la présentation des conclusions et recommandations. Cette présentation aura lieu à la date et à l’heure convenues par les deux parties.

La présentation inclura, mais sans pour autant s’y limiter, ce qui suit :

  • un sommaire des résultats clés de l’audit des outils et programmes courants;
  • les points saillants des principales conclusions du recensement des outils et programmes d’autres organisations;
  • une description concrète des stratégies et ressources additionnelles proposées;
  • un aperçu du coût des recommandations; et
  • une occasion de Q&R de vive voix pour les membres du Comité exécutif.

7.0 Échéancier

À moins que les parties n’en conviennent autrement, l’entreprise retenue livrera son rapport exhaustif au plus tard soixante (60) jours après la signature du mandat du contrat.

À l’heure actuelle, les travaux devraient débuter en avril 2022.

8.0 Indemnisation et modalités

Les soumissions suite à la présente demande de propositions doivent parvenir à l’APASE au plus tard à 17h (HAE) le vendredi 1er avril 2022.

Avant de soumettre une proposition, il est possible d’obtenir des renseignements supplémentaires en communiquant avec Pamela Isfeld, présidente, à pamela.isfeld@pafso.com. La plus basse soumission ou toute autre soumission ne sera pas nécessairement acceptée. L’APASE se réserve le droit d’octroyer toute portion de la soumission. Les soumissions doivent être envoyées par courriel à info@pafso-apase.com.

Le montant final du contrat sera payable en totalité sur livraison réussie du rapport final et sa présentation au Comité exécutif de l’APASE. L’APASE ne versera aucune indemnité pour la préparation d’une soumission.

Veuillez noter que ni les membres de l’APASE ni les conjoints ou les membres de la famille des membres du Comité exécutif actuel ne sont admissibles à ce contrat.

9.0 Questions et réponses

Quel est le temps alloué à la réalisation du projet ?
L’APASE s’attend à ce que le projet prenne 100 heures.