Analyse du concept de présidence rémunérée : Demande de propositions (date de lancement : 21 juillet)

Introduction

L’Association professionnelle des agents du Service extérieur (l’APASE) a été constituée en 1967 afin de représenter la communauté du service extérieur (FS) dans ses négociations collectives avec le gouvernement du Canada et de fournir des occasions de perfectionnement professionnel aux effectifs FS.

Depuis 50 ans, la structure et le fonctionnement de l’APASE sont restées inchangées dans une large mesure. À l’heure actuelle, l’Association se compose d’un Comité exécutif de 16 membres, soit quatre membres de chacune de quatre filières professionnelles FS : Politique et économique; Commerce; Immigration; et Gestion/affaires consulaires. Le président ou la présidente de l’APASE agit à titre de bénévole à temps partiel et il/elle est élu(e) parmi les 16 membres du Comité exécutif. Le soutien des membres élus incombe à un directeur exécutif rémunéré à temps plein qui, lui, est appuyé dans ses activités quotidiennes par environ six employés de bureau.

Appels à la modernisation

Au cours des dernières années, il s’est dégagé chez certains membres du Comité exécutif et chez la masse des membres un point de vue selon lequel l’établissement d’un poste de président ou de présidente rémunéré(e) à temps plein pourrait se révéler avantageux pour l’APASE. Les arguments en faveur du lancement d’une analyse du concept de présidence rémunérée sont nombreux, notamment :

  • les exigences quotidiennes croissantes du président ou de la présidente bénévole et des autres membres clés du Comité exécutif qui, à l’heure actuelle, sont tous et toutes en affectation FS à temps plein à Affaires mondiales Canada (AMC) et à Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC);
  • la nécessité croissante de préciser et de séparer les rapports entre les fonctions du président ou de la présidente liées à l’APASE et celles qui sont exécutées pour le compte de l’employeur;
  • le nombre et la complexité croissants des dossiers influant sur les membres FS, notamment (mais sans pour autant s’y limiter) le processus de négociation collective; les négociations relatives aux DSE; les affectations nationales et internationales; les promotions FS et leur relation avec l’Approche axée sur les compétences (AAC) d’AMC en voie d’être implantée; l’intégration de nouvelles filières d’employés dans le groupe FS (AS-AGC, PM et EC mobiles, etc.); les améliorations aux programmes de formation et de perfectionnement des FS dans toutes les filières (PPSE/PFSE, PFGAC, etc.); les enjeux en matière de santé et de sécurité au travail (SST), y compris les initiatives liées à la santé et au bien-être psychologiques; les problèmes constants du système de paye Phénix; et les enjeux en matière d’emploi et de soutien des conjoints;
  • la nécessité de gérer plus proactivement les rapports de l’APASE avec la direction d’AMC, d’IRCC et du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et, dans une moindre mesure, avec les autres ministères du gouvernement du Canada;
  • la nécessité de s’engager plus activement avec les dirigeants des autres syndicats de fonctionnaires fédéraux;
  • la possibilité qu’on continue à insister pour la création d’une seule classification d’agent international (AI);
  • le vœu des membres d’améliorer les communications et les campagnes de défense des intérêts;
  • la retraite éventuelle de plusieurs employés de bureau de longue date de l’APASE; et
  • de manière générale, la grande nécessité de protéger le service extérieur du Canada comme profession respectée et essentielle au cours des années et des décennies à venir.

Méthodologie

L’étude organisationnelle proposée se composerait des volets suivants :

  • recherches;
  • interviews;
  • analyse comparative et FFPM;
  • identification des options; et
  • recommandations finales, y compris la proposition de méthodes de mise en œuvre et d’échéanciers, accompagnées de réformes envisagées pour les Statuts de l’APASE.

Recherches

Un examen des pratiques courantes chez les syndicats de fonctionnaires plus ou moins comparables (y compris les dispositions pertinentes de leurs statuts, règlements administratifs et contrats) sera entrepris afin d’établir une base d’information sur laquelle reposeront les étapes subséquentes du processus d’examen. Dans ce contexte, la plus récente convention collective FS (2014) ainsi que la Loi sur la pension de retraite de la fonction publique et les avantages sociaux afférents seront pris en considération.

 

 

Interviews/sondages

On procédera à une série d’interviews ou de sondages anonymes (le cas échéant) sur la base de questions préétablies, élaborées en consultation avec le président ou la présidente et le directeur exécutif de l’APASE. Les personnes suivantes seront interviewées et/ou sondées :

  • les présidents actuels ou passés d’au moins trois (3) syndicats/associations de fonctionnaires de taille comparable à celle de l’APASE, dont l’une sera l’Association des juristes de Justice (AJJ) (voir des exemples de questions à l’annexe A);
  • les membres actuels du Comité exécutif de l’APASE, soit le président, le vice-président exécutif, le trésorier, la responsable des RH, le directeur des communications et au moins trois (3) autres membres du Comité exécutif;
  • au moins deux (2) et jusqu’à concurrence de cinq (5) anciens présidents et présidentes de l’APASE;
  • le directeur exécutif de l’APASE;
  • la directrice de l’Administration de l’APASE; et
  • la masse des membres de l’APASE.

Analyse comparative

On procédera à une analyse comparative des options possibles, au moyen d’une analyse exhaustive des forces, faiblesses, possibilités et menaces (FFPM).

Identification des options

Après compilation et analyse de toutes les recherches et interviews effectuées, et découlant directement de l’analyse FFPM, on décrira en détail les options fondamentales qui se dégagent en vue d’une réforme organisationnelle de l’APASE. Toutes les recommandations qui en résulteront seront clairement exposées et expliquées, y compris les options possibles pour fins de prise en compte ultérieure.

Livrables

Le rapport final commandé inclura trois livrables clés, y compris des questions d’entrevue pour le Comité exécutif, les employés et les membres de l’APASE; un rapport intégral écrit; et un exposé au Comité exécutif de l’APASE, comme suit :

Un rapport écrit confidentiel sera rédigé et remis au Comité exécutif de l’APASE pour fins de prise en considération. Ce rapport inclura, mais sans pour autant s’y limiter, les points suivants :

  • un sommaire;
  • les résultats exhaustifs de l’analyse comparative;
  • les options fondamentales découlant de l’analyse; et
  • les étapes subséquentes recommandées (avec justification et échéancier de mise en œuvre clair/réaliste).

Ce rapport sera présenté aux membres du Comité exécutif pour fins d’examen au plus tard sept (7) jours avant la présentation des conclusions du rapport au Comité exécutif. Cette présentation aura lieu à la date et à l’heure convenues par les deux parties. Elle inclura, mais sans pour autant s’y limiter, ce qui suit :

  • un sommaire des résultats clés de l’analyse;
  • un exposé des conclusions clés;
  • une description des options fondamentales découlant de l’analyse;
  • une recommandation d’entreprises clés proposées (y compris au moins 1-2 alternatives pour chacune) et des incidences financières connexes
  • une description des « prochaines étapes » concrètes possibles pour faire progresser la réforme organisationnelle de manière efficace et opportune; et
  • une occasion de Q&R de vive voix pour les membres du Comité exécutif.

 

Échéancier

À moins que les parties n’en conviennent autrement, au moment de la signature conjointe du mandat relatif au rapport, ledit rapport écrit sera livré au plus tard quarante-cinq (45) jours après la signature d’un contrat entre l’APASE et le fournisseur de services retenu.

Indemnisation et modalités

Les soumissions suite à la présente demande de propositions doivent parvenir à l’APASE au plus tard à 16 h 00 (HAE) le vendredi 29 septembre 2017. Avant de soumettre une proposition, il est possible d’obtenir des renseignements supplémentaires en communiquant avec Pamela Isfeld, présidente, à pamela.isfeld@pafso.com ou par téléphone à 613-241-1391. La plus basse soumission ou toute autre soumission ne sera pas nécessairement acceptée. L’APASE se réserve le droit d’octroyer toute portion de la soumission. Les soumissions doivent parvenir à l’adresse suivante : APASE, 47 rue Clarence, Bureau 412, Ottawa (Ontario) K1N 9K1, ou par courriel à info@pafso-apase.com. Le montant final du contrat sera payable en totalité sur livraison réussie du rapport final et sa présentation au Comité exécutif de l’APASE. L’APASE ne versera aucune indemnité pour la préparation d’une soumission.

Veuillez noter que ni les membres de l’APASE ni les conjoints ou les membres de la famille des membres du Comité exécutif actuel ne sont admissibles à ce contrat.

 

 

Annexe A

Les questions pour les interviews fondamentales des syndicats de fonctionnaires dans le cadre de la présente étude incluent, mais sans pour autant s’y limiter, les suivantes :

 

  • Le nombre de membres de l’organisation? (Y compris les membres à temps plein ou à temps partiel et les retraités, le cas échéant)
  • Les renseignements concernant le(s) flux de recettes annuelles, y compris :
    • La structure des droits/cotisations syndicles, notamment la contribution moyenne des employés?
    • Le montant total prélevé annuellement en cotisations?
    • D’autres flux de recettes existent-ils? Si oui, les décrire, notamment leur valeur annuelle.
  • Le nombre de membres du comité exécutif?
    • Sont-ils bénévoles ou rémunérés?
    • S’ils sont rémunérés, quelle est leur rémunération annuelle?
  • La structure et les titres des membres du comité exécutif?
    • Quelle est la durée de leur mandat? Les élections sont-elles échelonnées?
    • Comment le président ou la présidente est-il(elle) élu(e)? Quelle est la durée de son mandat?
  • Quelles sont les règles de gouvernance pertinentes? (Statuts, règlements administratifs ou autre loi applicable)
  • Le nombre d’employés, leurs titres et la structure générale de la gestion administrative?
    • Comment cela se compare-t-il au nombre de membres et aux recettes annuelles de l’organisation?
  • Les forces et les faiblesses des structures actuelles de gouvernance et de gestion?
  • Les opinions sur la valeur d’un poste rémunéré à temps plein par rapport à un poste bénévole?
  • La direction syndicale :
    • Comment votre président ou votre présidente est-il(elle) choisi(e)? Par voie d’élection directe par la masse des membres? Par les membres de votre Comité exécutif? Autrement?
    • Quels sont, à votre avis, les avantages/inconvénients respectifs de chaque mode?
  • La rémunération et les avantages sociaux du président ou de la présidente :
    • Comment sont-ils établis?
    • Quel en est le coût annuel approximatif pour l’organisation?
    • L’employeur y contribue-t-il d’une certaine façon? Comment?
    • Comment le salaire et les avantages sociaux du président ou de la présidente se comparent-ils à ceux des plus hauts permanents de l’organisation?
    • Votre organisation a-t-elle éprouvé de la difficulté ou des retards dans la négociation des dispositions relatives à un congé non payé pour votre président(e) élu(e) avec son employeur? (Veuillez préciser le ministère du gouvernement du Canada en cause.)
  • Qui gère les opérations au jour le jour?
  • Quel poste comporte la fonction de négociateur principal?
  • Quels sont les rapports pratiques entre les plus hauts dirigeants élus et les dirigeants non élus?
  • Quelles sont les forces et les faiblesses inhérentes à ces rapports?
  • Recommanderiez-vous que l’APASE modèle sa structure de gouvernance sur la structure actuelle de votre organisation? Ou, selon vous, une approche alternative ou hybride conviendrait-elle mieux? Dans ce dernier cas, pourquoi?