En vertu de l’article 187 de la Loi sur les relations de travail dans le secteur public fédéral (LRTSPF), l’APASE a un devoir général de représentation équitable envers l’ensemble des membres de son unité de négociation. L’APASE doit représenter chaque membre d’une manière qui ne soit ni arbitraire, ni discriminatoire, ni de mauvaise foi, au sens de la loi et de la jurisprudence, tout en tenant compte de l’intérêt collectif de l’ensemble des membres de l’unité de négociation visée par une convention collective en vigueur.
Le Protocole de représentation no 1 décrit le rôle de l’APASE en matière de services de représentation, et le Protocole de représentation no 2 prévoit un processus de révision de la représentation. Le présent protocole a pour objet de décrire les circonstances dans lesquelles l’APASE et ses conseillères et conseillers en relations de travail communiquent avec des parties autres que le membre, à savoir les personnes désignées pour représenter un membre, les représentantes et représentants d’autres agents négociateurs et les avocates et avocats externes dont l’APASE retient les services. Le présent protocole complète les protocoles de représentation nos 1 et 2 et doit être lu avec ceux-ci; il ne modifie pas le devoir de représentation équitable décrit ci-dessus.
Le devoir de représentation équitable de l’APASE s’exerce envers les membres de son unité de négociation, et les renseignements des membres relatifs aux relations de travail et à l’emploi sont confidentiels et souvent protégés par des privilèges juridiques. En règle générale, l’APASE et ses conseillères et conseillers en relations de travail communiquent directement avec chaque membre, à titre individuel, au sujet de ses dossiers. Lorsqu’elle gère un grief collectif, l’APASE dirigera les communications avec l’ensemble des membres que vise ce grief afin d’assurer une représentation cohérente et appropriée.
En général, l’APASE ne divulguera pas ces renseignements à un tiers ni ne discutera du dossier d’un membre avec un tiers, sauf dans les cas suivants : a) l’autre partie est légalement autorisée et habilitée à agir à la place du membre, le pouvoir d’agir de cette partie a été vérifié, le cas échéant, et l’APASE accepte de communiquer avec elle; b) la communication de l’APASE avec le tiers est nécessaire ou appropriée pour faire avancer le dossier du membre, par exemple les communications avec les fournisseuses et fournisseurs de soins médicaux du membre, l’Employeur, les commissions ou les tribunaux administratifs, et le membre y consent, explicitement ou implicitement; c) la divulgation est exigée par la loi.
La communication avec une partie autre que le membre a lieu lorsqu’elle sert les intérêts du membre, de l’APASE ou de l’ensemble des membres; cette communication se fait d’une manière conforme au champ de compétence de l’APASE, à l’obligation de confidentialité envers le membre et aux principes directeurs du Protocole de représentation no 1.
Le présent protocole est destiné à s’appliquer de concert avec les engagements de l’APASE en matière de respect de la vie privée des membres et à soutenir ces engagements, énoncés dans la Politique relative à la vie privée.
Lorsqu’un membre souhaite confier sa représentation à une autre partie que l’APASE, y compris à sa propre avocate ou à son propre avocat, l’APASE acceptera le choix du membre et se dissociera de la représentation du membre dans le dossier, comme le prévoit le Protocole de représentation no 1.
Lorsque l’APASE continue de représenter un membre qui demande qu’une autre personne agisse au nom du membre comme personne-ressource ou porte-parole, l’APASE continuera normalement de traiter avec le membre et ne communiquera normalement pas avec la personne ainsi désignée, sauf en cas d’incapacité médicale ou de décès du membre. Des circonstances exceptionnelles peuvent être examinées et prises en considération par la ou le chef d’équipe des relations de travail. Il peut notamment s’agir de situations où l’obligation de prendre des mesures d’adaptation entre en jeu en vertu de la législation applicable en matière de droits de la personne.
Membres qui ne sont pas en mesure de donner leur autorisation
Il peut arriver qu’un membre ne soit pas en mesure de donner directement des instructions ou une autorisation, par exemple en cas d’incapacité médicale ou de décès. Dans ces circonstances, l’APASE peut communiquer avec la personne légalement habilitée à agir à la place du membre, une fois le pouvoir d’agir de cette personne vérifié, et dans la mesure où il s’agit d’un dossier dans lequel l’APASE serait fondée à apporter son aide.
Incapacité d’un membre. Lorsqu’un membre n’est pas en mesure de gérer le dossier en raison d’une incapacité, l’APASE peut communiquer avec la personne qui détient le pouvoir légal d’agir pour le membre, par exemple la personne désignée comme mandataire dans une procuration ou la personne nommée par un tribunal pour exercer une tutelle, une curatelle ou une fonction de représentation équivalente. L’APASE confirmera l’existence et l’étendue de ce pouvoir avant de divulguer les renseignements du membre. Un membre en situation d’incapacité continue habituellement de faire partie de l’unité de négociation, et le rôle de représentation de l’APASE se poursuit, sous réserve des modalités de communication prévues dans le présent protocole.
Décès d’un membre. Lorsqu’un dossier a pris naissance pendant que la personne décédée faisait partie de l’unité de négociation de l’APASE et qu’il demeure en suspens après le décès du membre, l’APASE peut, en accord avec ce que prévoit le Protocole de représentation no 1 au sujet de l’aide apportée à une personne qui ne fait plus partie de l’unité de négociation, communiquer avec la personne chargée de liquider ou d’administrer la succession du membre, ou avec toute autre personne légalement habilitée à agir au nom de la succession, une fois vérifié le pouvoir d’agir au nom de la succession. Cette façon de faire concorde avec le traitement réservé, en cas de décès d’une ou d’un fonctionnaire, aux sommes qui lui sont dues, lesquelles sont payables à la succession ou à une personne qui y a légalement droit aux termes du Règlement de 1996 sur les versements aux successions.
Personnes qui n’ont pas le pouvoir d’agir
L’APASE n’est pas tenue de répondre à une personne qui prétend agir au nom d’un membre, ni de traiter avec elle, si cette personne n’est ni autorisée par le membre ni légalement habilitée à agir à la place du membre. L’APASE peut choisir de communiquer avec une telle personne afin d’obtenir des précisions sur l’intervention de celle-ci, et l’APASE ne divulguera pas les renseignements confidentiels du membre sans l’autorisation claire du membre.
Le devoir de représentation équitable de l’APASE s’exerce envers ses propres membres. La communication avec une représentante ou un représentant d’un autre agent négociateur ne constitue pas un devoir envers cet agent négociateur; cette communication est toutefois appropriée lorsqu’elle sert l’intérêt d’un membre de l’APASE ou celui de l’APASE, pourvu que les questions de compétence (de quel agent négociateur relèvent le membre et le dossier en cause), de confidentialité et de consentement soient respectées. Une distinction est établie entre la communication portant sur le dossier individuel d’un membre, à laquelle s’appliquent les exigences du présent protocole en matière de confidentialité et de consentement, et la communication entre organisations sur des questions d’intérêt commun, laquelle ne met habituellement en cause aucun renseignement confidentiel d’un membre.
Dossiers qui touchent plus d’une unité de négociation
Un dossier peut porter sur une période où une personne était représentée par un agent négociateur, alors que cette personne prend connaissance du dossier, ou le soulève, pendant une période où elle est représentée par un autre agent négociateur. Dans un tel cas, la conseillère ou le conseiller en relations de travail peut communiquer avec la représentante ou le représentant de l’autre agent négociateur afin de déterminer à quel agent négociateur revient légitimement la conduite du dossier, d’organiser un transfert ordonné du dossier et d’éviter de porter préjudice à la personne, en particulier en veillant à ce que les délais applicables pour présenter un grief ou exercer un recours soient respectés pendant que l’on détermine à qui revient la conduite du dossier. Avant de communiquer avec une personne représentée par un autre agent négociateur, ou de lui apporter son aide, l’APASE obtiendra l’autorisation et le consentement appropriés de l’agent négociateur de cette personne, comme le prévoit le Protocole de représentation no 1, ainsi que le consentement de cette personne à la communication de ses renseignements.
Partage d’expertise entre agents négociateurs
Une conseillère ou un conseiller en relations de travail peut communiquer avec une représentante ou un représentant d’un autre agent négociateur pour partager une expertise spécialisée sur des questions d’intérêt commun ou pour tirer parti d’une telle expertise, lorsque cela sert les intérêts des membres. Une telle communication ne requiert le consentement d’un membre que si elle exige la transmission de renseignements confidentiels concernant ce membre ou permettant de l’identifier.
Comités du Conseil national mixte
Certaines questions touchant les membres sont examinées par l’intermédiaire du Conseil national mixte (CNM), auquel les agents négociateurs participent par l’entremise de la partie syndicale et de ses comités de travail. Lorsqu’une question touchant les membres est examinée par un comité du CNM où l’APASE ne siège pas, une conseillère ou un conseiller en relations de travail peut communiquer avec un agent négociateur qui participe à ce comité afin de recueillir de l’information, de coordonner les positions ou d’obtenir qu’une question d’intérêt commun soit mise de l’avant, tout en gardant à l’esprit que l’autre agent négociateur peut être assujetti à des exigences de confidentialité et au Règlement du CNM.
De même, une conseillère ou un conseiller en relations de travail qui siège à un comité du CNM peut communiquer avec des représentantes et représentants d’autres agents négociateurs au sujet des activités de ce comité, sous réserve des exigences de confidentialité applicables et du Règlement du CNM.
La présente section porte sur les avocates et avocats externes dont l’APASE retient les services, à ses frais, pour représenter un membre. La situation visée ici se distingue de celle traitée dans le Protocole de représentation no 1, dans laquelle un membre choisit de retenir, pour son propre compte et à ses propres frais, les services d’une avocate ou d’un avocat externe; dans ce cas, l’APASE se dissocie de la représentation du membre dans le dossier. La situation visée ici se distingue également des situations où l’APASE retient les services d’une avocate ou d’un avocat externe pour obtenir, sur le dossier d’un membre, un avis juridique confidentiel et protégé par le secret professionnel.
Circonstances dans lesquelles l’APASE peut retenir les services d’une avocate ou d’un avocat externe
L’APASE peut, à ses frais, retenir les services d’une avocate ou d’un avocat externe pour représenter un membre lorsque la conseillère ou le conseiller en relations de travail le juge approprié et que le recours à ces services est approuvé conformément au présent protocole. Il est notamment possible de retenir les services d’une avocate ou d’un avocat externe dans les cas suivants :
- les dossiers spécialisés ou complexes;
- les dossiers renvoyés à l’arbitrage sous le régime de la LRTSPF ou portés devant une cour ou un autre tribunal, y compris par voie de contrôle judiciaire;
- les dossiers qui sont susceptibles de faire jurisprudence ou qui ont, à un autre titre, des répercussions importantes sur l’ensemble des membres.
Pouvoir décisionnel
La décision de retenir les services d’une avocate ou d’un avocat externe est prise sur la recommandation de la conseillère ou du conseiller en relations de travail, par l’intermédiaire de la ou du chef d’équipe des relations de travail, et requiert l’approbation de la directrice exécutive ou du directeur exécutif. Pour décider s’il y a lieu de recommander ou d’approuver le recours à une avocate ou à un avocat externe, l’APASE tiendra compte des intérêts du membre, des intérêts collectifs des membres et de toute contrainte financière. La décision de retenir ou non les services d’une avocate ou d’un avocat externe appartient à l’APASE.
Renseignements pouvant être communiqués
Lorsque l’APASE retient les services d’une avocate ou d’un avocat externe pour représenter un membre, l’avocate ou l’avocat fait partie de l’équipe chargée de représenter le membre dans le dossier. L’APASE communiquera à l’avocate ou à l’avocat les renseignements nécessaires à la représentation, y compris le contenu pertinent du dossier du membre. Le fait, pour le membre, d’accepter la représentation assurée par une avocate ou un avocat dont l’APASE a retenu les services vaut consentement à la communication des renseignements nécessaires à cette représentation, et le membre devrait collaborer avec cette avocate ou cet avocat pour fournir en temps utile les renseignements et documents pertinents. Les communications entre l’avocate ou l’avocat et le membre se limitent au dossier pour lequel l’APASE a retenu les services de cette avocate ou de cet avocat.
La ou le chef d’équipe des relations de travail peut choisir de faire des exceptions au présent protocole, pourvu que ces exceptions servent au mieux les intérêts de l’APASE et de l’ensemble des membres, et ce, avec l’approbation de la directrice exécutive ou du directeur exécutif lorsqu’il y a lieu.