{"id":11907,"date":"2026-10-16T17:07:43","date_gmt":"2026-10-16T21:07:43","guid":{"rendered":"https:\/\/pafso.com\/?post_type=faq&p=11907"},"modified":"2026-10-16T17:07:43","modified_gmt":"2026-10-16T21:07:43","slug":"protocole-de-representation-no-3-communication-avec-des-tiers","status":"publish","type":"faq","link":"https:\/\/pafso.com\/fr\/reponses\/guides-et-protocoles\/protocole-de-representation-no-3-communication-avec-des-tiers\/","title":{"rendered":"PROTOCOLE DE REPR\u00c9SENTATION no 3\u00a0: Communication avec des tiers"},"content":{"rendered":"\t\t
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En vertu de l\u2019article 187 de la Loi sur les relations de travail dans le secteur public f\u00e9d\u00e9ral<\/em><\/a> (LRTSPF), l\u2019APASE a un devoir g\u00e9n\u00e9ral de repr\u00e9sentation \u00e9quitable envers l\u2019ensemble des membres de son unit\u00e9 de n\u00e9gociation. L\u2019APASE doit repr\u00e9senter chaque membre d\u2019une mani\u00e8re qui ne soit ni arbitraire, ni discriminatoire, ni de mauvaise foi, au sens de la loi et de la jurisprudence, tout en tenant compte de l\u2019int\u00e9r\u00eat collectif de l\u2019ensemble des membres de l\u2019unit\u00e9 de n\u00e9gociation vis\u00e9e par une convention collective en vigueur.<\/p>

Le Protocole de repr\u00e9sentation no<\/sup>\u00a01 d\u00e9crit le r\u00f4le de l\u2019APASE en mati\u00e8re de services de repr\u00e9sentation, et le Protocole de repr\u00e9sentation no<\/sup>\u00a02 pr\u00e9voit un processus de r\u00e9vision de la repr\u00e9sentation. Le pr\u00e9sent protocole a pour objet de d\u00e9crire les circonstances dans lesquelles l\u2019APASE et ses conseill\u00e8res et conseillers en relations de travail communiquent avec des parties autres que le membre, \u00e0 savoir les personnes d\u00e9sign\u00e9es pour repr\u00e9senter un membre, les repr\u00e9sentantes et repr\u00e9sentants d\u2019autres agents n\u00e9gociateurs et les avocates et avocats externes dont l\u2019APASE retient les services. Le pr\u00e9sent protocole compl\u00e8te les protocoles de repr\u00e9sentation nos<\/sup>\u00a01 et 2 et doit \u00eatre lu avec ceux-ci; il ne modifie pas le devoir de repr\u00e9sentation \u00e9quitable d\u00e9crit ci-dessus.<\/p><\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t\t\t

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Le devoir de repr\u00e9sentation \u00e9quitable de l\u2019APASE s\u2019exerce envers les membres de son unit\u00e9 de n\u00e9gociation, et les renseignements des membres relatifs aux relations de travail et \u00e0 l\u2019emploi sont confidentiels et souvent prot\u00e9g\u00e9s par des privil\u00e8ges juridiques. En r\u00e8gle g\u00e9n\u00e9rale, l\u2019APASE et ses conseill\u00e8res et conseillers en relations de travail communiquent directement avec chaque membre, \u00e0 titre individuel, au sujet de ses dossiers. Lorsqu\u2019elle g\u00e8re un grief collectif, l\u2019APASE dirigera les communications avec l\u2019ensemble des membres que vise ce grief afin d\u2019assurer une repr\u00e9sentation coh\u00e9rente et appropri\u00e9e.<\/p>

En g\u00e9n\u00e9ral, l\u2019APASE ne divulguera pas ces renseignements \u00e0 un tiers ni ne discutera du dossier d\u2019un membre avec un tiers, sauf dans les cas suivants\u00a0: a) l\u2019autre partie est l\u00e9galement autoris\u00e9e et habilit\u00e9e \u00e0 agir \u00e0 la place du membre, le pouvoir d\u2019agir de cette partie a \u00e9t\u00e9 v\u00e9rifi\u00e9, le cas \u00e9ch\u00e9ant, et l\u2019APASE accepte de communiquer avec elle; b) la communication de l\u2019APASE avec le tiers est n\u00e9cessaire ou appropri\u00e9e pour faire avancer le dossier du membre, par exemple les communications avec les fournisseuses et fournisseurs de soins m\u00e9dicaux du membre, l\u2019Employeur, les commissions ou les tribunaux administratifs, et le membre y consent, explicitement ou implicitement; c) la divulgation est exig\u00e9e par la loi.<\/p>

La communication avec une partie autre que le membre a lieu lorsqu\u2019elle sert les int\u00e9r\u00eats du membre, de l\u2019APASE ou de l\u2019ensemble des membres; cette communication se fait d\u2019une mani\u00e8re conforme au champ de comp\u00e9tence de l\u2019APASE, \u00e0 l\u2019obligation de confidentialit\u00e9 envers le membre et aux principes directeurs du Protocole de repr\u00e9sentation no<\/sup>\u00a01.<\/p>

Le pr\u00e9sent protocole est destin\u00e9 \u00e0 s\u2019appliquer de concert avec les engagements de l\u2019APASE en mati\u00e8re de respect de la vie priv\u00e9e des membres et \u00e0 soutenir ces engagements, \u00e9nonc\u00e9s dans la Politique relative \u00e0 la vie priv\u00e9e.<\/p><\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t\t\t

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Lorsqu\u2019un membre souhaite confier sa repr\u00e9sentation \u00e0 une autre partie que l\u2019APASE, y compris \u00e0 sa propre avocate ou \u00e0 son propre avocat, l\u2019APASE acceptera le choix du membre et se dissociera de la repr\u00e9sentation du membre dans le dossier, comme le pr\u00e9voit le Protocole de repr\u00e9sentation no<\/sup>\u00a01.<\/p>

Lorsque l\u2019APASE continue de repr\u00e9senter un membre qui demande qu\u2019une autre personne agisse au nom du membre comme personne-ressource ou porte-parole, l\u2019APASE continuera normalement de traiter avec le membre et ne communiquera normalement pas avec la personne ainsi d\u00e9sign\u00e9e, sauf en cas d\u2019incapacit\u00e9 m\u00e9dicale ou de d\u00e9c\u00e8s du membre. Des circonstances exceptionnelles peuvent \u00eatre examin\u00e9es et prises en consid\u00e9ration par la ou le chef d\u2019\u00e9quipe des relations de travail. Il peut notamment s\u2019agir de situations o\u00f9 l\u2019obligation de prendre des mesures d\u2019adaptation entre en jeu en vertu de la l\u00e9gislation applicable en mati\u00e8re de droits de la personne.<\/p>

Membres qui ne sont pas en mesure de donner leur autorisation<\/h4>

Il peut arriver qu\u2019un membre ne soit pas en mesure de donner directement des instructions ou une autorisation, par exemple en cas d\u2019incapacit\u00e9 m\u00e9dicale ou de d\u00e9c\u00e8s. Dans ces circonstances, l\u2019APASE peut communiquer avec la personne l\u00e9galement habilit\u00e9e \u00e0 agir \u00e0 la place du membre, une fois le pouvoir d\u2019agir de cette personne v\u00e9rifi\u00e9, et dans la mesure o\u00f9 il s\u2019agit d\u2019un dossier dans lequel l\u2019APASE serait fond\u00e9e \u00e0 apporter son aide.<\/p>

Incapacit\u00e9 d\u2019un membre.<\/strong> Lorsqu\u2019un membre n\u2019est pas en mesure de g\u00e9rer le dossier en raison d\u2019une incapacit\u00e9, l\u2019APASE peut communiquer avec la personne qui d\u00e9tient le pouvoir l\u00e9gal d\u2019agir pour le membre, par exemple la personne d\u00e9sign\u00e9e comme mandataire dans une procuration ou la personne nomm\u00e9e par un tribunal pour exercer une tutelle, une curatelle ou une fonction de repr\u00e9sentation \u00e9quivalente. L\u2019APASE confirmera l\u2019existence et l\u2019\u00e9tendue de ce pouvoir avant de divulguer les renseignements du membre. Un membre en situation d\u2019incapacit\u00e9 continue habituellement de faire partie de l\u2019unit\u00e9 de n\u00e9gociation, et le r\u00f4le de repr\u00e9sentation de l\u2019APASE se poursuit, sous r\u00e9serve des modalit\u00e9s de communication pr\u00e9vues dans le pr\u00e9sent protocole.<\/p>

D\u00e9c\u00e8s d\u2019un membre.<\/strong> Lorsqu\u2019un dossier a pris naissance pendant que la personne d\u00e9c\u00e9d\u00e9e faisait partie de l\u2019unit\u00e9 de n\u00e9gociation de l\u2019APASE et qu\u2019il demeure en suspens apr\u00e8s le d\u00e9c\u00e8s du membre, l\u2019APASE peut, en accord avec ce que pr\u00e9voit le Protocole de repr\u00e9sentation no<\/sup>\u00a01 au sujet de l\u2019aide apport\u00e9e \u00e0 une personne qui ne fait plus partie de l\u2019unit\u00e9 de n\u00e9gociation, communiquer avec la personne charg\u00e9e de liquider ou d\u2019administrer la succession du membre, ou avec toute autre personne l\u00e9galement habilit\u00e9e \u00e0 agir au nom de la succession, une fois v\u00e9rifi\u00e9 le pouvoir d\u2019agir au nom de la succession. Cette fa\u00e7on de faire concorde avec le traitement r\u00e9serv\u00e9, en cas de d\u00e9c\u00e8s d\u2019une ou d\u2019un fonctionnaire, aux sommes qui lui sont dues, lesquelles sont payables \u00e0 la succession ou \u00e0 une personne qui y a l\u00e9galement droit aux termes du R\u00e8glement de 1996 sur les versements aux successions<\/em>.<\/p>

Personnes qui n\u2019ont pas le pouvoir d\u2019agir<\/h4>

L\u2019APASE n\u2019est pas tenue de r\u00e9pondre \u00e0 une personne qui pr\u00e9tend agir au nom d\u2019un membre, ni de traiter avec elle, si cette personne n\u2019est ni autoris\u00e9e par le membre ni l\u00e9galement habilit\u00e9e \u00e0 agir \u00e0 la place du membre. L\u2019APASE peut choisir de communiquer avec une telle personne afin d\u2019obtenir des pr\u00e9cisions sur l\u2019intervention de celle-ci, et l\u2019APASE ne divulguera pas les renseignements confidentiels du membre sans l\u2019autorisation claire du membre.<\/p><\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t\t\t

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Le devoir de repr\u00e9sentation \u00e9quitable de l\u2019APASE s\u2019exerce envers ses propres membres. La communication avec une repr\u00e9sentante ou un repr\u00e9sentant d\u2019un autre agent n\u00e9gociateur ne constitue pas un devoir envers cet agent n\u00e9gociateur; cette communication est toutefois appropri\u00e9e lorsqu\u2019elle sert l\u2019int\u00e9r\u00eat d\u2019un membre de l\u2019APASE ou celui de l\u2019APASE, pourvu que les questions de comp\u00e9tence (de quel agent n\u00e9gociateur rel\u00e8vent le membre et le dossier en cause), de confidentialit\u00e9 et de consentement soient respect\u00e9es. Une distinction est \u00e9tablie entre la communication portant sur le dossier individuel d\u2019un membre, \u00e0 laquelle s\u2019appliquent les exigences du pr\u00e9sent protocole en mati\u00e8re de confidentialit\u00e9 et de consentement, et la communication entre organisations sur des questions d\u2019int\u00e9r\u00eat commun, laquelle ne met habituellement en cause aucun renseignement confidentiel d\u2019un membre.<\/p>

Dossiers qui touchent plus d\u2019une unit\u00e9 de n\u00e9gociation<\/h4>

Un dossier peut porter sur une p\u00e9riode o\u00f9 une personne \u00e9tait repr\u00e9sent\u00e9e par un agent n\u00e9gociateur, alors que cette personne prend connaissance du dossier, ou le soul\u00e8ve, pendant une p\u00e9riode o\u00f9 elle est repr\u00e9sent\u00e9e par un autre agent n\u00e9gociateur. Dans un tel cas, la conseill\u00e8re ou le conseiller en relations de travail peut communiquer avec la repr\u00e9sentante ou le repr\u00e9sentant de l\u2019autre agent n\u00e9gociateur afin de d\u00e9terminer \u00e0 quel agent n\u00e9gociateur revient l\u00e9gitimement la conduite du dossier, d\u2019organiser un transfert ordonn\u00e9 du dossier et d\u2019\u00e9viter de porter pr\u00e9judice \u00e0 la personne, en particulier en veillant \u00e0 ce que les d\u00e9lais applicables pour pr\u00e9senter un grief ou exercer un recours soient respect\u00e9s pendant que l\u2019on d\u00e9termine \u00e0 qui revient la conduite du dossier. Avant de communiquer avec une personne repr\u00e9sent\u00e9e par un autre agent n\u00e9gociateur, ou de lui apporter son aide, l\u2019APASE obtiendra l\u2019autorisation et le consentement appropri\u00e9s de l\u2019agent n\u00e9gociateur de cette personne, comme le pr\u00e9voit le Protocole de repr\u00e9sentation no<\/sup>\u00a01, ainsi que le consentement de cette personne \u00e0 la communication de ses renseignements.<\/p>

Partage d\u2019expertise entre agents n\u00e9gociateurs<\/h4>

Une conseill\u00e8re ou un conseiller en relations de travail peut communiquer avec une repr\u00e9sentante ou un repr\u00e9sentant d\u2019un autre agent n\u00e9gociateur pour partager une expertise sp\u00e9cialis\u00e9e sur des questions d\u2019int\u00e9r\u00eat commun ou pour tirer parti d\u2019une telle expertise, lorsque cela sert les int\u00e9r\u00eats des membres. Une telle communication ne requiert le consentement d\u2019un membre que si elle exige la transmission de renseignements confidentiels concernant ce membre ou permettant de l\u2019identifier.<\/p>

Comit\u00e9s du Conseil national mixte<\/h4>

Certaines questions touchant les membres sont examin\u00e9es par l\u2019interm\u00e9diaire du Conseil national mixte (CNM), auquel les agents n\u00e9gociateurs participent par l\u2019entremise de la partie syndicale et de ses comit\u00e9s de travail. Lorsqu\u2019une question touchant les membres est examin\u00e9e par un comit\u00e9 du CNM o\u00f9 l\u2019APASE ne si\u00e8ge pas, une conseill\u00e8re ou un conseiller en relations de travail peut communiquer avec un agent n\u00e9gociateur qui participe \u00e0 ce comit\u00e9 afin de recueillir de l\u2019information, de coordonner les positions ou d\u2019obtenir qu\u2019une question d\u2019int\u00e9r\u00eat commun soit mise de l\u2019avant, tout en gardant \u00e0 l\u2019esprit que l\u2019autre agent n\u00e9gociateur peut \u00eatre assujetti \u00e0 des exigences de confidentialit\u00e9 et au R\u00e8glement du CNM.<\/p>

De m\u00eame, une conseill\u00e8re ou un conseiller en relations de travail qui si\u00e8ge \u00e0 un comit\u00e9 du CNM peut communiquer avec des repr\u00e9sentantes et repr\u00e9sentants d\u2019autres agents n\u00e9gociateurs au sujet des activit\u00e9s de ce comit\u00e9, sous r\u00e9serve des exigences de confidentialit\u00e9 applicables et du R\u00e8glement du CNM.<\/p><\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t\t\t

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La pr\u00e9sente section porte sur les avocates et avocats externes dont l\u2019APASE retient les services, \u00e0 ses frais, pour repr\u00e9senter un membre. La situation vis\u00e9e ici se distingue de celle trait\u00e9e dans le Protocole de repr\u00e9sentation no<\/sup>\u00a01, dans laquelle un membre choisit de retenir, pour son propre compte et \u00e0 ses propres frais, les services d\u2019une avocate ou d\u2019un avocat externe; dans ce cas, l\u2019APASE se dissocie de la repr\u00e9sentation du membre dans le dossier. La situation vis\u00e9e ici se distingue \u00e9galement des situations o\u00f9 l\u2019APASE retient les services d\u2019une avocate ou d\u2019un avocat externe pour obtenir, sur le dossier d\u2019un membre, un avis juridique confidentiel et prot\u00e9g\u00e9 par le secret professionnel.<\/p>

Circonstances dans lesquelles l\u2019APASE peut retenir les services d\u2019une avocate ou d\u2019un avocat externe<\/h4>

L\u2019APASE peut, \u00e0 ses frais, retenir les services d\u2019une avocate ou d\u2019un avocat externe pour repr\u00e9senter un membre lorsque la conseill\u00e8re ou le conseiller en relations de travail le juge appropri\u00e9 et que le recours \u00e0 ces services est approuv\u00e9 conform\u00e9ment au pr\u00e9sent protocole. Il est notamment possible de retenir les services d\u2019une avocate ou d\u2019un avocat externe dans les cas suivants\u00a0:<\/p>