Services aux membres
Statuts de l'APASE 2000

1. Titre
L’Association sera désignée sous le nom de « L’Association professionnelle des agents du Service extérieur » (APASE) et, en anglais, « The Professional Association of Foreign Service Officers » (PAFSO).

2. Buts
L’Association aura pour buts : faire avancer les intérêts de ses membres, protéger la réputation et l’excellence de leur profession, maintenir et encourager le fonctionnement efficace du service extérieur du Canada, agir en tant que négociateur au nom de ses membres titulaires, et formuler et exprimer l’opinion collective des membres sur des questions les concernant.

3. Langues
Le français et l’anglais seront les langues officielles de l’Association. Les textes français et anglais des présents Statuts seront également authentiques.

4. Secrétariat
Le Secrétariat de l’Association et son siège social seront situés à Ottawa, dans le comté de Carleton, dans la province d’Ontario.

5. Membres

(a) Admissibilité

Les groupes suivants peuvent devenir membres de l’Association en payant les cotisations annuelles prévues à l’article 10 ci-dessous :

(i) les agents du service extérieur de carrière du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI), de Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) et d’autres organismes fédéraux;

(ii) les autres agents qui servent ou ont servi dans le service extérieur du Canada et qui ne sont membres d’aucune autre association d’employés en vertu de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique (LRTFP);

(iii) les autres personnes qui, d’après le Comité exécutif, répondent aux normes professionnelles requises et dont l’admission est autorisée par l’Association à une Assemblée générale tenue conformément à l’article 11 ci_dessous.

(b) Catégories

(i) Membres titulaires, comprenant les agents du service extérieur de carrière autres que ceux expressément déclarés inadmissibles en vertu d’une loi, d’un règlement ou d’une exclusion pour fonctions de direction, à participer directement à la négociation des conventions collectives ou à leur mise en œuvre.

(ii) Membres associés, comprenant les agents du service extérieur de carrière expressément déclarés inadmissibles en vertu d’une loi, d’un règlement ou d’une exclusion pour fonctions de direction, à participer directement à la négociation collective, ainsi que les employés du groupe FS qui ne sont pas des agents du service extérieur de carrière. Les membres associés deviendront membres titulaires dès que les restrictions ci-dessus cesseront de leur être applicables.

(iii) Membres affiliés, comprenant, sur une base volontaire :

- ceux qui ont été agents du service extérieur mais qui ne le sont plus, à la suite de leur avancement aux paliers de direction dans le gouvernement, ou de leur départ du service extérieur;

- d’autres personnes que le Comité exécutif pourra désigner en conformité du paragraphe 5 (a) ci-dessus.

(c) Droits et privilèges

(i) Les membres titulaires jouiront de tous les droits et privilèges prévus par les présents Statuts.

(ii) Les membres associés jouiront de tous les droits et privilèges des membres titulaires, mais ils ne pourront pas :

- voter sur une question relative à la négociation collective ou agir comme délégués à une réunion ou assemblée connexe;
- faire partie du Comité exécutif comme membres élus ou nommés;
- mettre en candidature des membres à des postes du Comité exécutif;
- proposer des amendements aux Statuts de l’Association.

(iii) Les membres affiliés jouiront du plus grand nombre possible des droits et privilèges des membres titulaires que le Comité exécutif jugera approprié de leur accorder, mais ils ne pourront pas :

- voter sur une question relative à la négociation collective ou agir comme
délégués à une réunion ou assemblée connexe;

- faire partie du Comité exécutif comme membres élus ou nommés;
- mettre en candidature des membres à des postes du Comité exécutif;

- proposer des amendements aux Statuts de l’Association.

6. Comité exécutif

(a) Membres

Le Comité exécutif comprendra normalement quinze (15) et pas moins de onze (11) membres titulaires de l’Association, en poste à Ottawa et élus ou nommés conformément à l’article 7 ci-dessous.

(b) Cadres

Aussitôt que possible après l’Assemblée générale annuelle, le Comité exécutif élira parmi ses membres un président ou une présidente, un vice-président exécutif ou une vice-présidente exécutive, un trésorier ou une trésorière, un directeur ou une directrice des communications, un vice-président ou une vice-présidente de chaque filière professionnelle au sein du service extérieur, et tout autre cadre qu’il jugera nécessaire.

(c) Représentation

Dans la composition du Comité exécutif, on tiendra compte dans la mesure du possible de la répartition des membres de l’Association, verticalement dans les divers niveaux accessibles aux membres titulaires, et horizontalement dans les diverses filières professionnelles au sein du service extérieur. Le Comité exécutif comprendra au moins deux (2) membres de chaque niveau et au moins trois (3) membres de chaque filière professionnelle, sous réserve de l’alinéa 7( b) (vi).

(d) Fonctions

Le Comité exécutif est responsable de la marche des affaires de l’Association conformément à ses buts. Plus précisément, le Comité exécutif est autorisé, dans l’accomplissement de ses fonctions, à consulter l’employeur, à négocier et à conclure avec lui des ententes qui lieront les membres de l’Association, sous réserve du paragraphe 8 (a) ci-dessous, et à coopérer et à agir de concert avec toute autre association d’employés ou organisation aux buts semblables. Le Comité exécutif consultera et informera les membres, dans la mesure qu’il jugera opportun et pratique, sur les objectifs généraux qu’on cherche à atteindre au cours de ces négociations et consultations avec l’employeur.

(e) Fonctionnement/quorum

Le Comité exécutif établira ses propres règles de procédure, processus décisionnel et méthodes de vote, et pourra les modifier de temps à autre, pourvu que toute décision à cet égard soit prise par vote majoritaire du Comité plénier. La majorité des membres du Comité exécutif constituera un quorum. Les membres du Comité exécutif qui ne peuvent être présents pour cause de devoir temporaire ou de congé de maladie prolongé et qui en ont informé le Secrétariat ne seront pas comptés aux fins du quorum.

(f) Démissions

Tout membre du Comité exécutif ne désirant plus remplir ses fonctions de membre du Comité ou étant incapable de le faire, pour une raison quelconque, remettra immédiatement sa démission par écrit au Comité. Tout membre du Comité exécutif qui se trouve affecté à l’extérieur d’Ottawa ou qui s’abstient d’assister aux réunions du Comité durant six (6) semaines sans informer le Secrétariat de son devoir temporaire ou de son congé de maladie prolongé sera par le fait même considéré comme démissionnaire. Les membres démissionnaires seront remplacés conformément au paragraphe 7 (d).

(g) Comité directeur/sous-comités

Le Comité exécutif peut en tout temps désigner quatre (4) de ses membres, dont le président ou la présidente et le vice-président exécutif ou la vice-présidente exécutive de l’Association, pour agir comme Comité directeur. Ce comité sera autorisé à voir à la marche des affaires courantes de l’Association au nom du Comité exécutif, y compris l’approbation de dépenses ne dépassant pas 2 000 $ par article. Le Comité directeur sera responsable au Comité exécutif et lui fera rapport régulièrement.

De temps à autre, le Comité exécutif pourra former les sous-comités qu’il jugera nécessaires. Le Comité exécutif établira les mandats de chaque sous-comité, y compris ses exigences en matière de rapport.

(h) Code d’éthique/conflits d’intérêts

Les membres du Comité exécutif ne doivent entreprendre ou se livrer à aucune activité préjudiciable aux intérêts de l’APASE ou de ses membres. Lorsqu’une décision porte sur la représentation d’un membre du Comité exécutif, ce membre doit se retirer du processus décisionnel. Dans les cas où les intérêts personnels ou professionnels d’un membre du Comité exécutif sont présumés être en conflit avec ceux d’autres membres de l’APASE, le membre impliqué doit se retirer du processus décisionnel en question, soit de son propre chef, soit à la demande d’un vote majoritaire des deux-tiers (2/3) des membres du Comité non présumés être en conflit. S’il y a présomption d’inconduite ou de conflit d’intérêts, le Comité exécutif ou un sous-comité compétent doit tenir une audition équitable et examiner les faits avec impartialité. Des sanctions disciplinaires variant de la réprimande au renvoi peuvent être prises s’il y a lieu, par vote majoritaire des deux-tiers (2/3) des membres du Comité exécutif non présumés être en conflit. Advenant que des allégations d’inconduite/conflit d’intérêts mettent en cause la majorité des membres du Comité exécutif, les questions seront immédiatement déférées à une Assemblée générale des membres de l’Association pour fins de décision par vote majoritaire des deux-tiers (2/3).

7. Élections et nominations

(a) Généralités

Les membres du Comité exécutif sont élus à l’Assemblée générale annuelle pour un mandat de deux (2) ans. Les postes vacants chaque année sont notamment ceux des membres au terme de leur mandat, des membres qui n’ont pas l’intention de siéger pour la seconde année de leur mandat et des membres nommés depuis la dernière élection. Les membres sortants sont admissibles à l’élection ou à la ré-élection. Le Comité exécutif devra s’assurer que tous les candidats – chacun membre titulaire mis en candidature par trois (3) membres titulaires – sont éligibles et acceptent de faire partie du Comité, et fera parvenir la liste de tous ces candidats à tous les membres titulaires de l’Association.

(b) Élections préalables

Si le nombre de candidats dépasse le nombre de postes vacants, on procédera par voie de scrutin de la manière suivante :

(i) Un bulletin de vote signalant pour chaque candidat son nom, sa filière professionnelle et son niveau sera remis à chaque membre titulaire de l’Association à son lieu d’emploi à Ottawa, ailleurs au Canada, ou à l’étranger, au moins trente (30) jours avant l’Assemblée. Chaque candidat ou candidate fournira un bref exposé pour fins de distribution aux membres, dans la forme que le Comité exécutif prescrira.

(ii) Chaque membre remplira un bulletin en votant pour au plus le nombre de candidats pour lesquels il y a des postes vacants au Comité exécutif.

(iii) Chaque bulletin rempli sera renvoyé au Secrétariat dans une enveloppe portant uniquement la mention « Ballot/Scrutin » et scellée pour en assurer la confidentialité, contenue dans une autre enveloppe portant le nom et la signature du membre votant, pour fins de vérification. Les bulletins non conformes à ces conditions ne seront pas valides. Le Secrétariat vérifiera chaque enveloppe extérieure signée et scellée d’après la liste des membres, placera les enveloppes intérieures encore scellées dans une urne, puis les comptera.

(iv) Un scrutateur ou une scrutatrice qui n’est ni candidat ou candidate ni membre du Comité exécutif sortant sera nommé(e) par l’Assemblée.

(v) Comme procédure alternative s’il y a lieu, le Comité exécutif pourra autoriser les membres titulaires à voter par voie électronique. Dans ce cas, le Secrétariat vérifiera également l’admissibilité de chaque membre à voter et déploiera tous les efforts voulus pour assurer la confidentialité.

(vi) Les candidats ayant reçu le plus grand nombre de votes seront déclarés élus au Comité exécutif, dans l’ordre de leurs pluralités, jusqu’à concurrence du nombre de postes vacants, de manière à porter à quinze (15) le nombre total des membres du Comité, sous réserve que :

- si un niveau accessible aux membres titulaires ne compte pas ainsi au moins deux (2) représentants, alors le candidat, la candidate ou les candidats de ce niveau ayant reçu le plus de votes seront déclarés élus;

- si une filière professionnelle du service extérieur ne compte pas ainsi au moins trois (3) représentants, alors le candidat, la candidate ou les candidats de cette filière ayant reçu le plus de votes seront déclarés élus;

- si le nombre de candidats dans un niveau ou une filière est insuffisant pour satisfaire aux dispositions ci-dessus, celles-ci s’appliqueront uniquement aux membres qui s’étaient portés candidats.

(vii) En cas d’égalité des voix, le président ou la présidente de l’Assemblée tirera au sort parmi les candidats ayant reçu un nombre égal de votes.

(c) Élection par acclamation/élection à l’AGA

Si le nombre des candidats proposés est égal ou inférieur au nombre de postes vacants, le président ou la présidente de l’Association les déclarera tous élus par acclamation lors de la clôture des mises en candidature. S’il reste des postes vacants, d’autres membres titulaires pourront être mis en candidature à l’Assemblée générale annuelle par trois (3) membres titulaires chacun. Le Comité s’assurera que tout candidat ou toute candidate ainsi mis(e) en nomination est éligible et disposé(e) à servir. Si le nombre de candidats supplémentaires dépasse le nombre des postes qui restent vacants, la procédure de vote pour ces candidats supplémentaires sera celle qui est exposée au paragraphe 7 (b) ci-dessus, mais seuls les membres titulaires présents à l’Assemblée auront droit de vote, et le vote se fera par voie de scrutin secret, les bulletins étant déposés dans une urne qui aura été scellée par le scrutateur.

(d) Nominations

Après une démission conformément au paragraphe 6 (f), les autres membres du Comité exécutif pourront en tout temps – et, si le nombre des membres du Comité tomberait autrement à moins de onze (11), devront – nommer un membre titulaire de l’Association pour remplacer le membre démissionnaire au sein du Comité jusqu’à l’élection lors de la prochaine Assemblée générale annuelle. À ce moment-là, le membre ainsi nommé sera censé avoir démissionné.

Le Comité exécutif tentera d’abord de nommer de nouveaux membres à partir de la liste des candidats non élus, selon le nombre de votes reçus par les candidats qui restent admissibles à siéger au Comité exécutif. À défaut de candidats non élus disponibles, le Comité exécutif, sur avis de ses membres de la filière professionnelle pertinente, nommera un membre titulaire de l’Association provenant de la même filière que le membre du Comité exécutif démissionnaire. Ces pouvoirs de nomination seront exercés conformément aux dispositions du paragraphe 6 (c) et de l’alinéa 7 (b) (vi) concernant la représentation par niveau et par filière professionnelle.

8. Structure des comités

Comité de négociation collective

Le Comité de négociation collective se composera de cinq à dix (5-10) membres titulaires de l’Association en poste à Ottawa, et sera présidé par le Directeur exécutif ou la Directrice exécutive. Les membres du Comité de négociation collective seront nommés par le Comité exécutif à chaque ronde de négociation collective, compte tenu de la représentation, et pourront comprendre des membres du Comité exécutif. Le Comité de négociation collective est autorisé à négocier des conventions collectives avec l’employeur pour le compte du Comité exécutif et des membres titulaires. Ce pouvoir sera délégué par un mandat du Comité exécutif, fondé dans la mesure du possible sur une consultation des membres titulaires. Sur recommandation d’une entente de principe par le Comité de négociation collective au Comité exécutif, celui-ci devra soumettre l’entente de principe aux membres titulaires pour un vote de ratification.

(b) Comité professionnel

Le Comité professionnel se composera d’un maximum de quatre (4) membres titulaires désignés par le Comité exécutif et jusqu’à un nombre égal de membres associés et affiliés ensemble, et il élira son président ou sa présidente. Il aura pour mandat de maintenir la réputation et l’excellence de la profession du service extérieur, par l’organisation de colloques, séminaires, conférences et autres activités, selon qu’il le jugera bon. Le Comité professionnel pourra approuver des dépenses jusqu’à concurrence des montants que le Comité exécutif aura déjà autorisés; quant à d’autres dépenses reliées aux activités qu’il organisera ou planifiera, il formulera des recommandations au Comité exécutif. Le Comité professionnel rendra compte de ses activités à l’Assemblée générale annuelle de l’Association et il tiendra le Comité exécutif au courant de ses plans.

(c) Autres comités

Le Comité exécutif peut aussi autoriser des comités à d’autres fins dans l’intérêt des membres, notamment mais sans pour autant s’y limiter : les publications, les prix, l’assurance, les placements et les consultations avec l’employeur sur toute question. Ces comités recevront un mandat du Comité exécutif, pourront le cas échéant inclure des membres associés et affiliés, et fonctionneront normalement de façon semblable au Comité professionnel, y compris pour ce qui est de tenir le Comité exécutif au courant et de rendre compte de la manière prescrite.

9. Finances

(a) Comptabilité

Le trésorier ou la trésorière rendra compte au Comité exécutif de la comptabilité de tous les avoirs et propriétés de l’Association. Il ou elle ouvrira un compte bancaire devant être administré conjointement par au moins deux (2) membres du Comité, l’un d’entre eux devant normalement être lui-même ou elle-même. Tout l’argent reçu sera versé au compte bancaire de l’Association aussitôt que possible. Des états financiers mensuels seront préparés et soumis au Comité exécutif, et toute dépense non projetée au budget devra être approuvée exprès par le Comité exécutif. Sous la direction du Comité, le trésorier ou la trésorière arrangera et fera publier annuellement une vérification des états financiers et un bilan pour l’année précédente ainsi qu’un projet de budget pour l’année suivante au moins quinze (15) jours avant l’Assemblée générale annuelle.

(b) Placement de fonds

L’Association pourra exercer tous les pouvoirs d’une personne morale, y compris celui de posséder des biens immobiliers. Le Comité exécutif pourra autoriser le placement de fonds qui ne sont pas nécessaires aux dépenses courantes immédiates, qu’il s’agisse de capitaux ou de revenus, dans toute institution financière canadienne assurée par la Société d’assurance-dépôt du Canada (SADC), jusqu’à concurrence du plafond assuré par la SADC.

10. Cotisations

Les cotisations payables par les membres de chaque catégorie au paragraphe 5 (b) seront révisées de temps en temps par le Comité exécutif. Tous les membres seront informés à l’avance de toute proposition visant à changer le montant des cotisations. Une telle proposition devra être approuvée lors d’une Assemblée générale avant d’entrer en vigueur et, après avoir été approuvée, elle deviendra exécutoire pour tous les membres.

11. Assemblées générales

(a) Assemblée générale annuelle

Une Assemblée générale annuelle de l’Association se tiendra à Ottawa, avant le 31 octobre chaque année, à une date devant être annoncée par écrit à tous les membres par le Comité exécutif au moins quarante-cinq (45) jours avant sa convocation. Tous les membres seront invités à y assister. Le président ou la présidente de l’Association, ou tout autre membre du Comité exécutif que celui-ci pourra désigner, présidera l’Assemblée. Les nouveaux membres du Comité exécutif seront élus conformément à l’article 7. L’Assemblée recevra un rapport du président ou de la présidente sur les réalisations de l’Association et un rapport financier du trésorier ou de la trésorière de l’Association (qui, en leur absence, seront présentés par un autre membre du Comité exécutif). Les renseignements concernant le budget devront avoir été mis à la disposition de tous les membres de l’Association au moins quinze (15) jours avant l’Assemblée et tous les autres rapports devront l’être à l’Assemblée. On demandera à l’Assemblée d’approuver le rapport du président ou de la présidente, celui du trésorier ou de la trésorière, les états financiers vérifiés et le bilan de l’année précédente et le budget pour l’année suivante.

(b) Assemblée générale extraordinaire
Le Comité exécutif pourra convoquer en tout temps une Assemblée générale extraordinaire, en donnant à tous les membres un avis par écrit de la convocation d’une telle Assemblée générale extraordinaire au moins trente (30) jours avant la date fixée, et cet avis comportera l’ordre du jour de l’Assemblée. Le Comité exécutif convoquera également une Assemblée générale extraordinaire à la demande écrite d’au moins cinq pour cent (5 %) des membres titulaires, laquelle doit comporter l’ordre du jour d’une telle Assemblée, en donnant un avis par écrit comme ci-dessus dans un délai de deux (2) semaines après réception de la requête.

(c) Négociation collective
Si l’Association doit entamer des négociations collectives au cours de l’année suivant une Assemblée générale annuelle, les membres titulaires à cette Assemblée décideront, à la recommandation du Comité exécutif, de la méthode de règlement des différends à laquelle l’Association aura recours dans le processus de négociation, conformément à la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique (LRTFP).

Lorsque la « conciliation/grève » a ainsi été choisie comme méthode de règlement des différends, le Comité exécutif convoquera une Assemblée générale extraordinaire des membres titulaires si la majorité de ceux-ci aura rejeté une entente de principe ou si aucune entente de principe n’aura résulté du recours à la conciliation. Une telle Assemblée générale extraordinaire pourra autoriser la tenue d’un vote de grève générale auprès des membres titulaires ou d’un vote sur toute autre action jugée appropriée dans les circonstances.

(d) Un compte-rendu des débats de toute Assemblée générale annuelle ou extraordinaire sera envoyé à tous les membres aussitôt que possible.

(e) Un quorum d’au moins vingt-cinq (25) membres titulaires sera nécessaire en tout temps pour tenir une Assemblée générale annuelle ou extraordinaire.

Les décisions prises à une Assemblée générale annuelle ou extraordinaire pourront, à la discrétion du Comité exécutif, ou si l’Assemblée générale en décide ainsi par un vote, être soumises à l’ensemble des membres pour leur approbation. En l’occurrence, ces décisions ne deviendront exécutoires que si elles reçoivent l’appui de la majorité des bulletins remis. Le Comité exécutif établira la procédure de vote, qui pourrait comprendre un scrutin par voie électronique.

12. Autres réunions

Le Comité exécutif peut convoquer des réunions de l’Association en tout temps pour renseigner les membres ou les consulter sur des questions d’actualité. De telles réunions n’auront pas les pouvoirs des Assemblées générales annuelles ou extraordinaires dont il est question à l’article 11 ci-dessus.

13. Amendements aux Statuts

(a) Des propositions visant l’amendement des Statuts pourront être soumises par le Comité exécutif ou par quinze (15) membres titulaires pour être adoptées à une Assemblée générale quelconque. De telles propositions devront parvenir au Secrétariat au moins quarante-cinq (45) jours avant l’Assemblée et elles devront être envoyées à tous les membres titulaires au moins trente (30) jours avant l’Assemblée. Le vote sur les amendements ainsi proposés sera soumis aux procédures de scrutin prévues au paragraphe 7 (b) ci-dessus.

(b) Toute proposition visant l’amendement des Statuts sera considérée comme adoptée si celle-ci est approuvée par les deux-tiers (2/3) des bulletins de vote, et tous les membres seront informés de tout amendement ainsi adopté.