Politique relative à la vie privée

L’Association professionnelle des agents du Service extérieur (ci-après appelée l’APASE ou l’Association) a pris l’engagement de protéger la vie privée de ses membres et de préserver la confidentialité des renseignements personnels. À cette fin, elle se conforme aux principes du Code type sur la protection des renseignements personnels de l’Association canadienne de normalisation.

  1. Pourquoi l’APASE recueille-t-elle des renseignements personnels?

    Pour atteindre ses objectifs, l’APASE doit nécessairement avoir une image exacte de sa base de membres et de ses diverses composantes. Compte tenu du caractère permutant des membres de l’Association, il est également important que ces renseignements restent à jour. Certains renseignements servent aussi à garantir le maintien de l’admissibilité à l’adhésion.

  2. Quels renseignements personnels l’APASE recueille-t-elle?

    Les renseignements personnels que l’APASE recueille généralement sont notamment : le nom, l’adresse, le numéro de téléphone, l’adresse courriel personnelle, le niveau de titularisation du membre, la filière du membre au sein du groupe FS selon la classification établie par l’employeur, l’affectation actuelle (groupe/niveau/filière), le mois et l’année du début de l’affectation actuelle du membre, ainsi que des renseignements démographiques portant sur les langues officielles et étrangères, l’équité en matière d’emploi et la ville/province d’origine du membre. L’Association traite les renseignements personnels conformément à la présente politique.

  3. Comment l’APASE recueille-t-elle les renseignements personnels?

    Conformément à la Convention entre le Conseil du Trésor et l’Association professionnelle des agents du Service extérieur (ci-après appelée la convention collective) qui peut être en vigueur de temps à autre, l’employeur fournit à l’Association certains renseignements au sujet des changements survenus dans la composition de l’unité de négociation qu’elle représente. Néanmoins, et pour atteindre ses objectifs, l’APASE peut demander à ses membres d’autres renseignements personnels que l’employeur ne lui fournit pas en vertu de la convention collective. La divulgation de renseignements personnels par les membres à l’Association autres que ceux qui sont prévus dans la convention collective est strictement facultative. L’APASE peut solliciter de tels renseignements en communiquant directement avec ses membres. Tous les renseignements personnels concernant les membres que l’APASE recueille sont assujettis à la présente politique.

  4. Comment l’APASE utilise-t-elle les renseignements personnels?

    Les renseignements personnels que l’APASE recueille sur ses membres servent aux fins suivantes :

    1. garantir la composition exacte de l’Association, notamment par niveau et par filière;
    2. rendre disponible aux membres de l’Association un répertoire contenant les noms et les lieux d’affectation des membres et l’identification des membres titularisés FS;
    3. procéder à des analyses et établir des rapports sous forme groupée, résumée, en préservant l’anonymat des personnes;
    4. communiquer de l’information d’ordre général aux membres.

    Sauf pour ce qui est du répertoire des membres visé au paragraphe 4b), qui comporte la communication restreinte de renseignements personnels à la base de membres de l’Association, seuls les membres du Comité exécutif de l’APASE ou les membres de l’Association expressément désignés par le Comité exécutif de l’APASE peuvent avoir accès aux renseignements personnels concernant les membres et uniquement aux fins établies dans le présent article. Les renseignements personnels concernant les membres ne sont jamais utilisés pour la sollicitation d’affaires ou de dons ou à d’autres fins commerciales. L’APASE peut communiquer les renseignements personnels concernant les membres recueillis en vertu de la présente politique dans le cas où la loi l’y oblige.

  5. Comment l’APASE protège-t-elle la vie privée de ses membres?

    L’APASE ne vend pas, n’échange pas, ne loue pas ou ne communique pas autrement de renseignements personnels ou de listes d’envois à de tierces parties, à moins que la loi ne l’y oblige. L’APASE n’utilise en aucun cas les renseignements personnels que les membres lui fournissent pour solliciter des affaires pour le compte de l’Association ou pour le compte de tierces parties. L’APASE maintient les mesures de sauvegarde techniques et organisationnelles voulues pour protéger les renseignements personnels concernant ses membres. Lorsque l’APASE recueille des renseignements personnels pour la fin exposée au paragraphe 4d) de la présente politique, l’Association demandera à ses membres leur consentement à l’utilisation de ces renseignements à cette fin. Les membres peuvent retirer en tout temps leur consentement à la cueillette ou à l’utilisation de leurs renseignements personnels à cette fin en communiquant avec l’APASE à info@pafso-apase.com. Les renseignements personnels concernant les membres qui peuvent être recueillis au moyen des plateformes électroniques de l’APASE seront entreposés en toute sécurité et utilisés et conservés en stricte conformité avec la présente politique.

  6. Accès aux renseignements qui vous concernent

    Tous les membres ont le droit de savoir si l’APASE détient des renseignements personnels qui les concernent, d’accéder à ces renseignements et de s’assurer qu’ils sont exacts. Les membres peuvent demander accès à leurs renseignements personnels ou poser toute question au sujet de la présente politique en communiquant avec :

    L’Association professionnelle des agents du Service extérieur
    412 – 47 rue Clarence, Ottawa (Ontario) K1N 9K1
    Téléphone : 613-241-1391
    Messagerie vocale : 613-241-4396
    Fax : 613-241-5911
    Courriel : info@pafso-apase.com

  7. Accès et modifications à la présente politique

    La présente Politique relative à la vie privée sera accessible sur le site web de l’APASE. Le Comité exécutif de l’APASE peut modifier cette Politique relative à la vie privée en tout temps. Toutes les modifications à la présente politique seront communiquées aux membres.

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